Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig Vinnuvernd ehf., kt. 650806-0690, Holtasmára 1, 201 Kópavogi (hér eftir „Vinnuvernd“, „fyrirtækið“ eða „við“ ), stendur að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga þegar einstaklingar:

• Njóta sérfræðiþjónustu okkar, s.s. á sviði vinnuverndar, heilsuverndar og heilsueflingar
• Hafa samband við fyrirtækið, hvort sem það er í gegnum tölvupóst eða síma
• Heimsækja heimasíðu okkar, https://vinnuvernd.is/
• Skrá sig á póstlista okkar

Starfsmenn Vinnuverndar gæta trúnaðar í starfi sínu og fara með allar upplýsingar er varða einkahagi einstaklinga, starfsmanna þeirra fyrirtækja sem Vinnuvernd starfar fyrir, hagsmuni fyrirtækjanna og aðrar upplýsingar sem trúnaðarmál. Við mat, skráningu og vistun á upplýsingum er varða heilsufar starfsmanna fellur sá þáttur undir lög um sjúkraskrár nr. 55/2009 með síðari breytingum, lög um heilbrigðisstarfsmenn nr. 34/2012 með síðari breytingum og lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 90/2018 með síðari breytingum.

Vinnuvernd vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið.

Persónuvernd er Vinnuvernd mikilvæg

Öflug persónuvernd er Vinnuvernd kappsmál og leggjum við mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur á sviði vinnuverndar, heilsuverndar og heilsueflingar.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Vinnuvernd um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

Vinnuvernd leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Vinnuvernd vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

Vinnuvernd safnar, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

• Auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, tölvupósti, símanúmeri
• Tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu
• Upplýsingum í tengslum við starf, s.s. starfstitill, starfslýsing og vinnustaður
• Vinnuvernd safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:
• Heilsufarsupplýsingum þegar slíkt er nauðsynlegt með tilliti til eðlis þeirrar sérfræðiþjónustu sem einstaklingur nýtur
• Vinnuvernd vinnur persónuupplýsingar um börn yngri en 13 ára í þeim tilvikum sem forráðamenn/foreldrar koma með börn í bólusetningu til okkar.

Vinnuvernd vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• Sinna umsaminni sérfræðiþjónustu
• Uppfylla lagaskyldu sem hvílir á fyrirtækinu
• Stunda markaðssetningu
• Bregðast við fyrirspurnum frá einstaklingum

Þegar þú notar heimasíðuna okkar https://www.vinnuvernd.is/ söfnum við upplýsingum um notkun þína, þ.e. IP tölu, tegund eða útgáfu vafra sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu Vinnuverndar.

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

Vinnuvernd safnar og vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi almennum heimildum:

• Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við þegar einstaklingar nýta sér sérfræðiþjónustu í tengslum við bólusetningar
• Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir lög nr. 55/2009 um sjúkraskrá og bókhaldslög nr. 145/1994
• Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við varðandi umsamda sérfræðiþjónustu til fyrirtækja og starfsmanna þeirra á sviði vinnuverndar, heilsuverndar og heilsueflingu. Jafnframt í tengslum við innheimtu vanskilakrafna
• Á grundvelli veitts samþykkis. Þessi heimild á einkum við í tengslum við þegar einstaklingar skrá sig á póstlista hjá okkur

Vinnuvernd safnar og vinnur viðkvæmar persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi sérstakri heimild:

Til að unnt sé að fyrirbyggja sjúkdóma eða vegna atvinnusjúkdómalækninga, til að meta vinnufærni starfsmanns, greina sjúkdóma og veita umönnun eða meðferð á sviði heilbrigðis- eða félagsþjónustu og fyrir henni sé sérstök lagaheimild, enda sé hún framkvæmd af starfsmanni slíkrar þjónustu sem bundinn er þagnarskyldu. Þessi heimild á einkum við þegar einstaklingar nýta sér sérfræðiþjónustu okkar í tengslum við bólusetningur og varðandi umsamda sérfræðiþjónustu til fyrirtækja og starfsmanna þeirra á sviði vinnuverndar, heilsuverndar og heilsueflingu.

Hversu lengi geymum við persónuupplýsingar um þig?

Vinnuvernd geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Sem dæmi eru þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994, en þeim upplýsingum sem falla undir lög nr. 55/2009 um sjúkraskrá er almennt óheimilt að eyða.

Frá hverjum safnar Vinnuvernd þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér, og ef við á frá utanaðkomandi aðilum á borð við vinnuveitanda.

Hvenær miðlar Vinnuvernd persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila og af hverju?

Vinnuvernd selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. Vinnuvernd miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu Vinnuverndar til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um upplýsingatækni- og fjarskiptaþjónustu.

Teljist aðili sem Vinnuvernd miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir Vinnuvernd vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. Vinnuvernd deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni fyrirtækisins, eins og við innheimtu á vanskilakröfu.

Persónuverndaryfirlýsing Vinnuverndar nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Vinnuvernd mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu Vinnuverndar teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði fyrirtækisins þar sem við höfum enga stjórn á slíkum upplýsingum né bera ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar. Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila, Facebook, Google og Microsoft. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar, er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að:

• Fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar fyrirtækið hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig,
• Fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila,
• Persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til,
• Vinnuvernd eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær,
• Koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,
• Upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku,
• Afturkalla samþykki þitt um að Vinnuvernd megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á [email protected]. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við skrifstofu Vinnuverndar.

Vinnuvernd ehf. Holtasmára 1, 210 Kópavogi,  Sími: 578-0800, Netfang: [email protected]

Til þess að nýta þér þjónustu  þarft þú að hafa náð 18 ára aldri og vera hæfur til þess að gangast undir bindandi samninga eða hafa skriflegt samþykki forráðamanns.

Bókunarskilmálar

• Ef þú þarft að afbóka eða breyta tímabókun í viðtal hjá lækni eða sálfræðingi þarf að gera það með að minnsta kosti 24 klst. fyrirvara.
• Afbókanir eða breyting á bókunum á fræðslu, heilsufarsmælingum eða öðrum ráðgjafaverkefnum þar sem starfsfólk Vinnuverndar mætir á vinnustaðinn þurfa að berast með 48 klst fyrirvara.

Ef forföll eru ekki boðuð með þeim fyrirvara sem tiltekin er hér að ofan er umræddur viðtal /verkefni innheimt af fullu.

SimplyBook og Odoo

Með því að panta tíma eða bóka þjónustu hjá Vinnuvernd þá samþykkir þú að Vinnuvernd og skilgreindir samstarfs- og vinnsluaðilar (SimplyBook.me Ltd. og Odoo S.a. ) vinni nauðsynlegar samskiptaupplýsingar um þig (m.a. nafn, kennitölu, netfang, símanúmer og tímabókunina) vegna tímabókunarinnar. Persónuupplýsingar eru einungis notaðar í framangreindum tilgangi og eftir atvikum af vinnsluaðilum á grundvelli vinnslusamnings sem samrýmist persónuverndarlögum. 

Nánar má lesa um meðferð persónuupplýsinga af hálfu Vinnuverndar í persónuverndaryfirlýsingu fyrirtækisins. Jafnframt má finna upplýsingar um meðferð persónuupplýsinga af hálfu vinnsluaðila í persónuverndarstefnum þeirra. 

Með notkun á þjónustu Vinnuverndar ehf. veiti ég leyfi til að nýta tækinlausnir sem setja niðurstöður mínar fram á myndrænan hátt og birta í gegnum innskráningu á mínum síðum með rafrænum skilríkjum, ef það á við í þeirri þjónustu. 

Efni tölvupósts, skjala og gagna sem send eru sem viðhengi frá Vinnuvernd, kann að vera trúnaðarmál og er eingöngu ætlað þeim sem tölvupósturinn er stílaður á. Viðtakanda ber samkvæmt gildandi fjarskiptalögum nr. 81/2003 að tilkynna sendanda hafi tölvupósturinn eða viðhengi hans ranglega borist honum. Vinsamlegast eyðið póstinum og viðhengjunum í slíkum tilvikum.

Efni tölvupósts, skjala og gagna sem send eru sem viðhengi frá Vinnuvernd, kann að vera trúnaðarmál og er eingöngu ætlað þeim sem tölvupósturinn er stílaður á. Viðtakanda ber samkvæmt gildandi fjarskiptalögum nr. 81/2003 að tilkynna sendanda hafi tölvupósturinn eða viðhengi hans ranglega borist honum. Vinsamlegast eyðið póstinum og viðhengjunum í slíkum tilvikum.

Efni tölvupósts, skjala og gagna sem send eru sem viðhengi frá Vinnuvernd, kann að vera trúnaðarmál og er eingöngu ætlað þeim sem tölvupósturinn er stílaður á. Viðtakanda ber samkvæmt gildandi fjarskiptalögum nr. 81/2003 að tilkynna sendanda hafi tölvupósturinn eða viðhengi hans ranglega borist honum. Vinsamlegast eyðið póstinum og viðhengjunum í slíkum tilvikum.

Vefsíða þessi getur notað vafrakökur til að sérsníða og auðvelda hámarksleiðsögn notanda um þessa síðu. Notandinn getur stillt vafrann sinn til að tilkynna og hafna uppsetningu á vafrakökum sem sendar eru af okkur.